Automazione nella gestione dei contratti: la nuova frontiera per avvocati e commercialisti

Molti studi gestiscono ancora i contratti in modo manuale o semi-digitale:

• archiviando file PDF in cartelle condivise,
• annotando scadenze e dettagli in fogli Excel,
• affidandosi alla memoria o a sistemi di alert impostati su Outlook.

Questo approccio, che può sembrare efficiente per piccoli volumi, in realtà nasconde criticità importanti:

• Errori di trascrizione: copiare a mano dati come importi, date o clausole è un’attività ad alto rischio di errore.
  Bastano pochi numeri invertiti o una scadenza dimenticata per causare danni concreti.
• Perdita di informazioni: le informazioni importanti si disperdono tra le pagine dei contratti e non sono facilmente reperibili quando servono (per esempio durante un audit o una verifica fiscale).
• Ritardi e inefficienze: cercare una clausola specifica in mezzo a decine di pagine o dover rileggere ogni contratto per trovare una data di rinnovo significa perdere tempo prezioso, che potrebbe essere dedicato ad attività più redditizie.
• Difficoltà nel monitorare le scadenze: quando i contratti aumentano, gestire le scadenze senza un sistema automatizzato diventa praticamente impossibile, con il rischio di perdere opportunità o incorrere in penali.
• Compliance e privacy: con l’aumento delle normative (GDPR, antiriciclaggio, obblighi di conservazione), diventa fondamentale poter dimostrare di avere il pieno controllo su ogni documento e ogni dato sensibile.

Negli ultimi anni, la tecnologia ha fatto passi da gigante. Oggi è possibile affidare all’intelligenza artificiale attività che fino a poco tempo fa richiedevano attenzione umana: la lettura, l’analisi e l’estrazione di dati da documenti complessi, come i contratti.

Retica nasce proprio per risolvere questi problemi.
La piattaforma permette agli studi legali e ai commercialisti di automatizzare l’estrazione dei dati da qualsiasi contratto, anche in formato PDF o da semplici scansioni, grazie a modelli di AI addestrati per riconoscere e classificare le informazioni più importanti.

Il funzionamento è estremamente semplice per l’utente:

1. Caricamento dei documenti: l’utente carica uno o più contratti sulla piattaforma, che li analizza automaticamente.
   Retica è in grado di leggere PDF, immagini scannerizzate e anche documenti generati da software gestionali.
2. Estrazione intelligente delle informazioni: la piattaforma identifica e struttura i dati chiave, come:
   • intestatari e controparti,
   • date di firma, decorrenza, scadenza, rinnovo automatico,
   • importi, rate, modalità di pagamento,
   • penali e condizioni particolari,
   • riferimenti fiscali, CIG/CUP (per la PA), codici identificativi,
   • e qualsiasi altra informazione utile o personalizzata (ad esempio le clausole di forza maggiore, opzioni di recesso, vincoli particolari…).
3. Organizzazione e archiviazione: i dati estratti vengono salvati in un formato strutturato (es. Excel, database, gestionale), e il documento digitale è archiviato in modo sicuro e facilmente consultabile.
4. Monitoraggio e alert: Retica può inviare notifiche automatiche per ogni scadenza rilevante, rinnovo, pagamento, obbligo contrattuale, evitando dimenticanze e automatizzando la gestione dello scadenzario.
5. Integrazione con altri sistemi: grazie alle API e alle funzioni di esportazione, i dati possono essere integrati nei gestionali già utilizzati dallo studio, in modo rapido e senza rivoluzionare i processi interni.

Uno dei punti di forza di Retica è la capacità di essere personalizzato sulle esigenze specifiche di ogni studio:

• Tipologie di contratti: la piattaforma può essere addestrata su qualsiasi modello contrattuale (appalti, locazioni, forniture, NDA, leasing, ecc.), anche con linguaggio complesso o clausole atipiche.
• Campi personalizzati: l’utente può definire quali dati estrarre automaticamente, anche se non presenti in tutti i documenti.
• Gestione multilingua: ideale per studi che seguono clienti internazionali.
• Accesso multi-utente e gestione dei permessi: per studi strutturati, è possibile organizzare l’accesso alle informazioni in base ai ruoli e alle competenze.

1. Efficienza operativa : Attività che prima richiedevano ore di lavoro, ora si svolgono in pochi minuti. Questo significa più tempo per attività ad alto valore aggiunto, come la consulenza strategica e il rapporto diretto con i clienti.
2. Riduzione degli errori : L’estrazione automatica elimina i rischi legati alla trascrizione manuale, abbattendo drasticamente la possibilità di errori o dimenticanze.
3. Compliance garantita : Grazie alla digitalizzazione strutturata dei contratti, ogni informazione è facilmente reperibile, protetta e tracciabile, in linea con le normative su privacy e sicurezza dei dati.
4. Gestione intelligente delle scadenze : Ricevi alert e report automatici su tutte le scadenze rilevanti, evitando penali o occasioni perse per semplici dimenticanze.
5. Maggiore valore per i clienti : Con Retica, lo studio può offrire nuovi servizi: reportistiche automatiche, dashboard personalizzate, audit documentali su richiesta, aumentando la fidelizzazione e la percezione di professionalità.
6. Integrazione con il gestionale : I dati estratti possono essere sincronizzati con i software già utilizzati dallo studio, senza necessità di cambiare piattaforma.

• Due diligence: durante fusioni e acquisizioni, Retica accelera enormemente la raccolta e l’analisi delle clausole contrattuali chiave.
• Monitoraggio scadenze locazioni: per studi che gestiscono portafogli immobiliari, la piattaforma può tenere traccia automatica delle scadenze dei contratti, avvisando per tempo sulle azioni da intraprendere.
• Revisione polizze assicurative: estrazione rapida di condizioni, premi e coperture assicurative da decine di polizze diverse.
• Contratti di lavoro e forniture: monitoraggio automatico di obblighi, condizioni di rinnovo e vincoli contrattuali per clienti business.

Automatizzare la gestione dei contratti non è più un’opzione solo per grandi aziende, ma una reale opportunità di crescita per studi legali e commercialisti di qualsiasi dimensione.
Retica permette di portare la digitalizzazione a un livello superiore, eliminando il lavoro ripetitivo, riducendo i rischi e liberando tempo ed energie da dedicare al cliente e allo sviluppo dello studio.

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