Che cos’è l’Intelligent Document Processing?

Perché adottare l’IDP?

La gestione manuale dei dati provenienti da documenti non strutturati è inefficiente e soggetta a errori. Con l’IDP, è possibile automatizzare questi processi, migliorando la velocità e l’accuratezza della gestione documentale. Ad esempio, i software IDP possono acquisire immagini di documenti cartacei, applicare algoritmi di AI per estrarre i dati rilevanti e registrarli automaticamente nei sistemi aziendali, eliminando la necessità di inserimenti manuali.

Come Funziona l’IDP?

1. Acquisizione dei Documenti

Il processo di IDP inizia con l’acquisizione dei documenti, che possono essere in formato digitale o cartaceo. Per i documenti cartacei, vengono utilizzati scanner ad alta risoluzione per digitalizzarli. Le tecnologie di Computer Vision migliorano la qualità delle immagini acquisite, rendendole più leggibili e pronte per l’elaborazione.

2. Estrazione dei Dati

Una volta acquisiti, i documenti vengono sottoposti a tecniche di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre il testo. Nel caso di documenti scritti a mano, si utilizza la tecnologia di riconoscimento del testo scritto a mano (HTR). Gli algoritmi OCR e HTR convertono le immagini di testo in dati leggibili dalle macchine, consentendo un’ulteriore elaborazione.

3. Classificazione dei Documenti

Successivamente, i documenti vengono classificati utilizzando algoritmi di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e tecniche di Deep Learning. Questi algoritmi analizzano il contenuto del documento per determinarne il tipo (fattura, contratto, rapporto, ecc.) e la categoria, facilitando l’organizzazione e l’archiviazione automatica.

4. Validazione dei Dati

La fase di validazione assicura che i dati estratti siano corretti e affidabili. Questo avviene confrontando i dati estratti con database esistenti, vocabolari semantici e regole aziendali predefinite. La validazione è cruciale per garantire l’integrità e l’accuratezza delle informazioni prima della loro registrazione nei sistemi aziendali.

5. Registrazione Automatica

Infine, i dati validati vengono automaticamente registrati nei sistemi di gestione documentale e nei database aziendali. Questo passaggio elimina la necessità di inserimenti manuali, riducendo ulteriormente il rischio di errori e migliorando la velocità complessiva del processo.

Vantaggi dell’IDP

L’implementazione dell’IDP offre numerosi benefici:

• Velocità e Efficienza: Automazione dei processi di gestione documentale, riducendo i tempi di elaborazione e aumentando il volume di documenti gestibili.
• Accuratezza e Precisione: Riduzione degli errori umani grazie all’elaborazione automatizzata e alla validazione dei dati.
• Costi Ridotti: Risparmio sui costi operativi legati alla gestione manuale dei documenti.
• Scalabilità: Capacità di gestire un numero crescente di documenti senza un aumento proporzionale delle risorse umane.
• Conformità: Miglioramento della conformità normativa grazie a processi standardizzati e tracciabili.

Applicazioni dell’IDP

L’IDP trova applicazione in vari settori, tra cui:

• Bancario e Finanziario: Automatizzazione della gestione delle fatture, dei moduli di richiesta di prestito e dei documenti di conformità.
• Sanitario: Gestione delle cartelle cliniche, dei moduli di assicurazione e dei documenti di prescrizione.
• Legale: Organizzazione e archiviazione automatica di contratti, atti giudiziari e documenti legali.
• Assicurativo: Elaborazione automatica delle richieste di risarcimento e dei moduli di polizza.