Perché le aziende continuano a preferire l’inserimento manuale dei dati?

Sì, ma… perché? È un processo lento, soggetto a errori e costoso. Digitare informazioni su fogli di calcolo è un compito noioso che consuma risorse e affatica l’entusiasmo dei dipendenti. L’inserimento manuale dei dati è una ripetizione di compiti, semplici al punto che una macchina potrebbe farli…

Allora, facciamo chiarezza. Nonostante l’ampia presenza dell’automazione dell’inserimento dati, alcune aziende insistono affinché i loro team premano tasti tutto il giorno. Ciò comporta rischi di burnout dei dipendenti, costosi errori e danni alla reputazione. Ma perché perseverare, quando l’intelligenza artificiale può estrarre dati da qualsiasi documento e inserirli in fogli di calcolo, sistemi ERP, database e altri software aziendali?

In questo articolo, esploreremo il confronto tra l’inserimento manuale dei dati e quello automatico. Scopriremo perché alcune aziende continueranno a investire nell’inserimento manuale, i danni che può arrecare e i vantaggi dell’inserimento automatico. Esamineremo anche le industrie che abbracciano con entusiasmo l’elaborazione automatica dei dati.

L’Inserimento Manuale dei Dati: Un Ritorno al Passato Digitale

Il processo di inserimento manuale è il vecchio modo di trasferire dati da documenti – fatture, preventivi, dettagli clienti, ricevute, ordini, specifiche prodotto – a registri, fogli di calcolo, database, ecc. Documenti letti e digitati dalle persone. Giorno dopo giorno. Un compito ingrato, ma essenziale. In un mondo digitale in crescita, le aziende sono costrette a espandersi. Non c’è scelta. Chiedere al tuo team di processare migliaia di documenti è irragionevole, impraticabile, inimmaginabile.

Perché Persistere con l’Inserimento Manuale?

Nonostante le sfide, alcune aziende optano ancora per l’inserimento manuale, specialmente per testi scritti a mano o registrazioni mediche. Questi sono alcuni vantaggi dell’inserimento manuale:

• Ideale per piccole imprese con budget limitato
• Nessuna necessità di acquistare  software costosi
• Accesso limitato a dati sensibili
• Nessuna necessità di formare dipendenti su nuovi programmi
• Minimo rischio di attacchi informatici

Tuttavia, questa scelta economica ha delle conseguenze. Le aziende che dipendono dall’inserimento manuale rimarranno indietro, subendo una diminuzione di produttività, performance e soddisfazione dei clienti e dei dipendenti, con un impatto diretto sul fatturato. I costi nascosti includono spese per ritardi nei pagamenti, controlli di qualità, relazioni con i fornitori compromesse e danni alla reputazione.

Il Costo Nascosto del non Innovarsi

Mentre perseguite i vostri obiettivi, i vostri processi rallentano. Errori abbondano a causa dell’imprecisione nell’inserimento e il vostro team è insoddisfatto. Con la crescita dell’azienda e l’aumento della burocrazia, siete pronti a scalare l’elaborazione dei documenti?

Ecco cosa state trascurando evitando di investire nell’automazione:

• Inefficienza nell’inserimento dati
• Collaborazione interna compromessa
• Mancanza di controlli interni
• Bassa percentuale di corrispondenza
• Dati di bassa qualità
• Alta rotazione dei dipendenti
• Relazioni con i fornitori compromesse

La vostra squadra sarà in grado di far fronte alla crescita? Siete pronti a fronteggiare l’instabilità economica?

Svantaggi dell’Inserimento Manuale: La Tregua tra Scelte

Prima di decidere tra l’inserimento manuale e l’automazione, esaminiamo alcuni dati. Secondo un rapporto Goldman Sachs, i costi del processo di fatturazione manuale ammontano a 2,7 trilioni di dollari per le imprese globali. L’errore umano è un’antica storia che persiste. Nel 2006, Alitalia ha annunciato voli in classe business a $39 invece di $3,900 a Toronto. Un errore nell’inserimento dati che è costato all’azienda $7,2 milioni.

Gli errori umani sono inevitabili nell’inserimento manuale, e possono essere causati da:

• Squadre non sufficientemente addestrate
• Documenti con campi non etichettati
• Incoerenza nella formattazione
• Errori di ortografia o dati confusi
• Documenti scritti a mano poco chiari
• Stress, distrazioni, noia
• Dita imprecise

Se la percentuale di errore supera l’1%, può danneggiare gravemente la reputazione aziendale. L’outsourcing dell’inserimento dati è un’alternativa, ma comporta rischi di sicurezza, mancanza di coerenza e costi elevati. E ora, l’illuminante conclusione: l’innovazione dell’inserimento automatico dei dati.

Controllo di Qualità dei Dati: Il Costo della Perfezione

Il concetto di Total Quality Management del ricercatore accademico Joel E. Ross spiega come l’integrazione delle funzioni e dei processi di un’organizzazione porti a un miglioramento continuo dei suoi prodotti e servizi, soddisfacendo le esigenze dei consumatori.

La regola del 1-10-100, nota come il costo della qualità, chiarisce quanto segue:

• Prevenire un errore costerà alla tua azienda $1
• Correggere un errore costerà alla tua azienda $10
• Un errore non controllato che causa un guasto costerà alla tua azienda $100

Il controllo di qualità dei dati è cruciale. Quando un team gestisce l’inserimento manuale c’è una maggiore probabilità di errori, correzioni e fallimenti, portando a costi più elevati. L’investimento in un software di acquisizione dati automatizzato elimina tali costi, garantendo un rapido ritorno sugli investimenti e migliorando il tasso di retention dei dipendenti.

Tempo di Elaborazione: Lotta contro la Lentezza

L’inserimento manuale dei dati è… così lentoooo. Mentre un buon tasso di battitura al minuto è di 10.000 caratteri, una persona media ne può inserire 7.000-8.000. Le pause necessarie per il bagno, il pranzo, o una chiacchierata con i colleghi rallentano ulteriormente il processo.

Al contrario, l’IA non ha bisogno di pause e può gestire il processo in modo più efficiente. Il tempo risparmiato può essere impiegato in attività più produttive come ricerca, analisi, pianificazione strategica e supporto ad altri team, migliorando il bilancio aziendale.

Inserimento Automatico dei Dati: L’Innovazione Decisiva

L’inserimento automatico dei dati converte i dati in formati leggibili e li carica automaticamente nel tuo database. Utilizza tecnologie come l’apprendimento automatico (ML), l’automazione dei processi robotici (RPA) e l’intelligenza artificiale (IA). Questa soluzione supera l’inserimento manuale e l’outsourcing senza ombra di dubbio.

I vantaggi includono:

• Tempi rapidi e rispetto delle scadenze
• Aumento della scalabilità aziendale
• Riduzione dei costi di implementazione e formazione

Nel confronto tra Inserimento Manuale dei Dati e Inserimento Automatico dei Dati, la tecnologia automatica è più veloce, richiede meno interazione umana e offre una serie di benefici:

Vantaggi dell’Inserimento Automatico dei Dati: Un Salto nella Produttività

Secondo il rapporto del 2020 sul Futuro dei Lavori del Forum Economico Mondiale, sebbene l’intelligenza artificiale sostituirà 85 milioni di posti di lavoro entro il 2025, saranno creati 97 milioni di nuovi posti di lavoro grazie all’IA.

L’inserimento automatico dei dati offre numerosi vantaggi:

• Aumento della produttività: Rispetto all’inserimento manuale, l’IA accelera il processo, consentendo al team di concentrarsi su progetti più creativi e redditizi.
• Miglioramento dell’accuratezza dei dati: Dati accurati sostengono decisioni strategiche e impediscono la perdita di clienti a causa di servizi scadenti.
• Riduzione dei costi: Rispetto all’assunzione di nuovo personale o all’outsourcing, l’IA offre una soluzione più economica.
• Riduzione della formazione: Soluzioni come Retica richiedono minima formazione grazie a un’interfaccia utente intuitiva e un’implementazione senza sforzo.

Con l’inserimento automatico dei dati, il tuo team sarà libero di dedicarsi a progetti più interessanti e strategici, migliorando il valore generato per l’azienda.

Settori che Sfruttano l’Inserimento Automatico dei Dati: Una Rivoluzione nei Processi Aziendali

Il trattamento dei dati è cruciale in molti settori, soprattutto nelle imprese enterprise, a causa del vasto volume di informazioni gestito quotidianamente. Esaminiamo da vicino tre settori che stanno rivoluzionando il processo di acquisizione dati e stanno sfruttando appieno i benefici dell’automazione.

Servizi Finanziari: Modernizzazione dei Processi Finanziari con Retica

Le soluzioni di OCR basate su AI e di elaborazione del linguaggio naturale, come Retica, stanno aiutando i CFO a rivoluzionare l’elaborazione dei documenti. Queste tecnologie estraggono dati da estratti conto bancari, sondaggi scritti a mano, assegni bancari, e-mail, file immagine e lettere. Un caso di studio con The Master Trust Bank of Japan dimostra come la banca abbia ridotto il carico di lavoro manuale del 75%.

Logistica: Ottimizzazione con l’Elaborazione Intelligente dei Documenti

Con l’industria della logistica in rapida crescita e proiettata a raggiungere quasi 13.000 miliardi di dollari entro il 2027, l’elaborazione intelligente dei documenti diventa essenziale. Questa tecnologia consente un trasporto veloce delle merci, una miglior precisione nella classificazione automatica dei documenti, insight in tempo reale per ottimizzare i processi aziendali e una comunicazione interna più efficace.

Amministrazione : Rivoluzione nell’Elaborazione delle Fatture

L’amministrazione dei debiti, spesso ostacolata da fatture smarrite e errori nell’inserimento manuale dei dati, sta abbracciando l’automazione. Il trattamento automatizzato dei documenti offre vantaggi significativi:

• Cattura delle Fatture: Il processo inizia con la ricezione della fattura, che viene caricata in un sistema di elaborazione delle fatture per la cattura dei dati.
• Approvazioni Ottimizzate: Le fatture vengono inviate automaticamente all’autorità competente per ridurre ritardi ed errori.
• Nessun Inserimento Manuale dei Dati: Il software di riconoscimento ottico dei caratteri basato su intelligenza artificiale scannerizzerà i documenti cartacei e catturerà i dati, velocizzando il processo dell’amministrazione dei debiti.

Stabilire gli Obiettivi di Elaborazione dei Dati: Una Scelta Strategica

La definizione di obiettivi di elaborazione dati in linea con gli obiettivi aziendali e il piano di crescita è fondamentale. Un’analisi approfondita della tua attuale infrastruttura tecnologica è essenziale per evitare costi inutili futuri. Domande cruciali includono:

• Strumenti Attuali: Quale è il tuo attuale stack tecnologico e quali strumenti possono essere integrati nella nuova soluzione di automazione?
• Eliminazione di Strumenti: Quali strumenti possono essere eliminati per ottimizzare l’efficienza?

Ricerca di Fornitori di Elaborazione dei Documenti: Domande Cruciali

Prima di aderire all’elaborazione automatizzata dei dati, è fondamentale porre domande chiave:

• Budget: Qual è il tuo budget per l’implementazione di un sistema di automazione?
• Volume Documenti: Quanti documenti devi elaborare?
• Dimensione Database: Qual è la dimensione del tuo database?
• Integrazione Strumenti/Software: Quali strumenti o software desideri integrare?
• Numero Utenti: Quanti utenti coinvolgerai nel processo?
• Competenza Tecnologica del Team: Il tuo team è orientato alla tecnologia o avrà bisogno di formazione?
• Tempistiche Implementazione: Quando desideri implementare il sistema?