Automatizza l’incrocio dei dati tra fatture, DDT, ordini e listini: il controllo che fa la differenza
Automatizza l’incrocio dei dati tra fatture, DDT, ordini e listini: il controllo che fa la differenza
Nel contesto attuale, dove ogni azienda gestisce un volume crescente di documenti e dati, il rischio di errore nei controlli manuali è sempre più alto. Fatture, DDT, ordini e listini richiedono un monitoraggio costante e puntuale per garantire la correttezza dei processi amministrativi e commerciali. Non sorprende che molti imprenditori e responsabili IT sentano la pressione di dover verificare ogni dettaglio, temendo di perdere il controllo tra prezzi che cambiano, sconti particolari e condizioni diverse per ogni fornitore o cliente. In questo scenario, la digitalizzazione intelligente del controllo documentale rappresenta la vera svolta.
Cos’è l’incrocio automatico dei dati?
L’incrocio automatico dei dati è la possibilità di confrontare in modo sistematico e automatizzato tutte le informazioni presenti nei documenti aziendali fondamentali: fatture, bolle di trasporto (DDT), ordini e listini prezzi. Non si tratta solo di un semplice confronto tra numeri, ma di una verifica completa del contenuto e della coerenza dei dati, che consente di individuare in tempo reale discrepanze, errori e omissioni che, se sfuggissero, potrebbero trasformarsi in problemi gravi per l’azienda.
Automatizzare questo controllo significa risparmiare tempo, ridurre i rischi e migliorare la qualità dei processi, sia in ambito amministrativo che logistico. E oggi, con Retica, questa opportunità è accessibile anche alle piccole e medie imprese.
Esempi pratici di incrocio dati automatizzato con Retica
- Fatture vs Listini fornitori Quante volte hai dovuto verificare se il prezzo indicato in fattura corrisponde davvero al listino del fornitore? Spesso, soprattutto in presenza di molteplici fornitori e condizioni commerciali differenti, il rischio di errore manuale è altissimo. Con Retica, ogni fattura ricevuta viene automaticamente confrontata con i listini fornitori aggiornati. Il sistema evidenzia immediatamente discrepanze su prezzi, codici articolo, quantità e applicazione di sconti non previsti. Questo permette di agire tempestivamente, evitando errori di pagamento o contestazioni che possono rallentare la gestione amministrativa.
- DDT e Ordini fornitore Il controllo delle quantità consegnate rispetto agli ordini emessi è spesso una delle cause principali di errori nella gestione del magazzino. Un errore può significare giacenze errate, mancanza di materiali per la produzione o fatture che non corrispondono alla realtà. Con Retica è possibile incrociare automaticamente i dati tra i DDT ricevuti e gli ordini fornitore registrati. Ogni differenza di quantità, articolo o condizione di consegna viene segnalata in tempo reale, consentendo al reparto logistica e amministrazione di intervenire subito e correggere eventuali anomalie prima che diventino criticità.
- Ordini clienti e listini di vendita Anche nella gestione degli ordini clienti, il rischio di errore è dietro l’angolo: un prezzo non aggiornato, uno sconto non previsto o una condizione commerciale fuori listino possono generare reclami, margini ridotti o ritardi nella consegna. Retica permette di verificare automaticamente ogni ordine cliente rispetto ai listini di vendita attivi, garantendo che ogni condizione, prezzo o promozione sia applicata correttamente. In caso di differenze, il sistema segnala subito l’anomalia, riducendo i tempi di risposta e migliorando la soddisfazione del cliente.
- Fatture, DDT e ordini: un controllo incrociato a 360° La vera forza di una piattaforma intelligente come Retica è la capacità di eseguire controlli incrociati su più livelli. Non solo puoi verificare che la fattura corrisponda al listino, ma puoi anche controllare che i DDT siano coerenti con gli ordini e che tutte le informazioni, dalla quantità al prezzo, siano sempre allineate. Questo controllo globale riduce i rischi di errori a catena e ti permette di avere un flusso documentale sempre sotto controllo.
I vantaggi dell’automatizzazione del controllo incrociato
- Risparmio concreto di tempo e risorse sugli stessi controlli ripetitivi e a basso valore aggiunto
- Eliminazione dei rischi legati all’errore umano
- Segnalazione tempestiva di ogni anomalia, con la possibilità di intervenire subito
- Storico delle verifiche sempre consultabile per audit e controllo interno
- Migliore efficienza dei reparti amministrativi, logistici e commerciali
- Integrazione semplice e sicura con i software gestionali già in uso
Statistiche e problemi reali delle aziende nell’incrocio dei dati
Secondo una ricerca di Deloitte, il 66% delle aziende italiane ammette di riscontrare errori frequenti nel controllo manuale dei dati tra fatture, ordini e DDT, mentre oltre il 50% dichiara che le attività di verifica documentale richiedono più del 30% del tempo totale degli operatori amministrativi. Questi errori si traducono spesso in ritardi nei pagamenti, problemi di riconciliazione contabile e costi occulti legati alla gestione delle non conformità. Inoltre, uno studio IDC ha evidenziato che il 41% delle aziende intervistate ha subito almeno una contestazione significativa da fornitori o clienti proprio a causa di una mancata verifica incrociata tra i documenti. Digitalizzare questi controlli, quindi, non solo aumenta l’efficienza, ma riduce rischi economici e reputazionali.
Porta la digitalizzazione ad un nuovo livello con Retica Automatizzare l’incrocio dei dati tra fatture, DDT, ordini e listini non è più un sogno. Con Retica è realtà, anche per le piccole e medie imprese che vogliono rendere più efficienti, sicuri e veloci i propri processi. Se vuoi scoprire come Retica può rivoluzionare la gestione dei tuoi documenti aziendali, prenota una demo gratuita e prova tu stesso l’efficacia del controllo incrociato automatizzato.
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