Automatizzare l’inserimento di DDT e ordini pdf
Automatizzare l’inserimento di DDT e ordini PDF nel gestionale: come Retica elimina il lavoro manuale
Ogni giorno, moltissime aziende devono affrontare lo stesso problema: trasferire manualmente i dati contenuti in documenti PDF come ordini di acquisto, DDT (documenti di trasporto) o fatture nel proprio gestionale. Un compito ripetitivo, noioso e soggetto a errori, ma che continua a essere svolto da operatori umani semplicemente perché “si è sempre fatto così”.
Tuttavia, grazie all’evoluzione delle tecnologie di Intelligent Document Processing (IDP) e intelligenza artificiale, oggi esistono strumenti in grado di automatizzare completamente questa operazione.
Uno di questi è Retica, il software sviluppato per liberare le aziende dal data entry manuale.
Perché l’inserimento manuale è un problema
Inserire a mano dati da PDF nel gestionale non è solo una perdita di tempo, ma può causare una serie di inefficienze e rischi:
- Errori di trascrizione (un codice articolo sbagliato può bloccare una spedizione o generare una fattura errata)
- Ritardi nella registrazione dei documenti, che compromettono la visibilità su ordini e consegne
- Costi operativi elevati, perché serve personale dedicato solo a questo compito
- Mancanza di tracciabilità, specialmente quando i documenti cartacei vengono smarriti o archiviati in modo non centralizzato
In molti settori — dalla logistica alla produzione, passando per la GDO — queste attività rappresentano un vero e proprio collo di bottiglia.
Esiste un software per automatizzare tutto questo?
Sì. Retica è un software in cloud basato su intelligenza artificiale che consente alle aziende di estrarre automaticamente i dati dai documenti PDF ricevuti dai clienti o fornitori (come ordini, DDT, fatture) e importarli direttamente nel gestionale aziendale, senza bisogno di intervento umano.
Come funziona Retica?
Il funzionamento di Retica è pensato per essere semplice e integrabile in ogni contesto aziendale:
- Importazione automatica: Retica acquisisce i documenti da una casella email dedicata, da importazione manuale, o tramite integrazione con un gestionale o software documentale.
- Lettura intelligente: L’intelligenza artificiale analizza il contenuto del documento (anche se in layout complessi o multi-lingua) e identifica i dati chiave come:
- Numero d’ordine
- Codici articolo e descrizioni
- Quantità, date, prezzi
- Dati del cliente o fornitore
- Validazione automatica o manuale: I dati vengono confrontati con ordini precedenti o regole aziendali. Se tutto è corretto, vengono inviati al gestionale. In caso di ambiguità, l’utente riceve una notifica per confermare.
- Archiviazione e tracciamento: Ogni documento viene salvato con uno storico di modifiche, per garantire audit e visibilità completa.
A chi si rivolge Retica?
Retica è progettato per supportare:
- Aziende manifatturiere che ricevono ordini e DDT da numerosi fornitori
- Operatori logistici che devono registrare centinaia di bolle di consegna al giorno
- Aziende della GDO che integrano dati da più punti vendita o centri di distribuzione
- PMI che vogliono ridurre i costi senza stravolgere i flussi di lavoro esistenti
Funziona con i principali gestionali in commercio: SAP, Zucchetti, Mexal, Passepartout, TeamSystem, Business Cube, e può essere integrato facilmente via API o tramite protocollo FTP.
I vantaggi dell’automazione con Retica
Usare Retica significa:
- 📉 -85% di tempo speso nell’inserimento documenti
- ✅ Dati sempre corretti, grazie alla validazione intelligente
- 🔁 Flusso continuo, anche nei picchi stagionali o nei periodi di ferie
- 📊 Controllo e tracciabilità completa dei documenti elaborati
- 💰 ROI positivo in meno di 3 mesi per la maggior parte delle aziende
Un esempio pratico
Una media azienda logistica che riceve 200 DDT al giorno impiega circa 6 ore al giorno per inserire manualmente i dati nel gestionale.
Con Retica:
- L’elaborazione avviene in automatico in pochi minuti
- L’operatore interviene solo in caso di errori
- I dati sono già nel gestionale e pronti per la fatturazione
Lascia che Retica faccia il lavoro noioso
L’inserimento manuale dei dati non è solo inefficiente: è un freno alla crescita. Se la tua azienda vuole liberarsi da questo processo e concentrarsi su ciò che conta davvero, Retica è la soluzione giusta.
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