Lista degli articoli

progettata per consentire il caricamento degli articoli di magazzino, inclusi codice e descrizione. Questa funzionalità permette di utilizzare tali articoli per la verifica delle informazioni ottenute dalle scansioni dei documenti.

Vediamo come funziona.

Creare una lista degli articoli

Per iniziare, è fondamentale recarsi nella sezione “Estensioni”, premere il pulsante “Aggiungi estensione”, e successivamente aggiungere l’estensione “Lista degli articoli” alle proprio estensioni attive:

Una volta aggiunta, sarà visibile tra le estensioni attive.

Per iniziare la configurazione, premi il pulsante “Opzioni” dell’estensione e seleziona “Informazioni”.

Una volta all’interno della sezione dedicata alle lista degli articoli, per poter inserire la lista dei tuoi articoli è necessario premere sul pulsante a forma di ingranaggio e selezionare “Aggiungi”.

Successivamente, selezionare “Aggiungi manualmente” dalla finestra che compare e inserire i dati necessari per creare un articolo. Le informazioni obbligatorie sono: Codice articolo e Descrizione. La scelta del cliente/fornitore associato all’articolo è facoltativa; tuttavia, se selezionato, l’articolo verrà associato a esso e sarà visibile all’interno della sezione clienti/fornitori.

Se si desidera importare uno o più articoli in modo massivo, è possibile farlo tramite un file XLS, XLSX o CSV. Per procedere, seguire i passaggi spiegati in precedenza, ma anziché premere sul pulsante “Aggiungi manualmente”, selezionare “Importa tramite file CSV”. Una volta premuto, apparirà una finestra in cui è possibile importare il file trascinandolo nella zona grigia. Il file deve contenere quattro colonne: CodiceArticolo, DescrizioneArticolo, PIVAClienteFornitore, CodiceClienteFornitore.

Assicurarsi di lasciare l’intestazione delle colonne nella prima riga del file. Per l’importazione tramite file, le informazioni necessarie sono: CodiceArticolo e DescrizioneArticolo. Se si desidera collegare l’articolo a un cliente o fornitore, è necessario compilare anche la PIVAClienteFornitore oppure il CodiceClienteFornitore, in base alle informazioni disponibili per quel cliente/fornitore. Infine, premere il pulsante “Salva” per caricare massivamente la vostra anagrafica.

Se invece si vuole sincronizzare automaticamente gli articoli con il vostro software aziendale, è necessario seguire questi passaggi:

Apertura Impostazioni:
- Premete il pulsante a forma di rotella per aprire le impostazioni.
- Selezionate “Sync. Automatica”.
Configurazione Connessione:
- Nella pagina che si apre, individuate il blocco “Configura connessione”.
- Questo blocco consente di configurare la connessione FTP, FTPS o SFTP con il vostro server.
- Inserite tutti i parametri richiesti e premete il pulsante “Salva”.
- Se la connessione viene stabilita correttamente, apparirà un badge verde che conferma l’avvenuta connessione.
- In caso di problemi, comparirà un avviso rosso che indicherà l’errore riscontrato.
- Una volta stabilita con successo, la configurazione viene salvata automaticamente.
Struttura del File CSV:
- Il blocco “Esempio anagrafica” mostra la struttura corretta che il file CSV deve avere per essere letto correttamente.
- Tramite il pulsante “Articoli.csv” è possibile scaricare un esempio del file CSV da utilizzare.
- Assicuratevi che il file CSV creato e depositato nella cartella FTP abbia il nome “Articoli.csv” e che contenga i campi obbligatori per ogni cliente/fornitore: “CodiceArticolo” e “DescrizioneArticolo”.
Opzioni di Configurazione:
- Passate al blocco “Opzioni configurazione”.
- Qui è possibile selezionare il periodo di sincronizzazione desiderato
Attivazione Sincronizzazione:
- Premete il pulsante “Abilita” per attivare la sincronizzazione.
Monitoraggio Stato:
- Nel blocco “Stato” è possibile vedere se la sincronizzazione è attiva e funzionante, visualizzare l’ultima sincronizzazione e, in caso di errori, verrà mostrato il problema che blocca la sincronizzazione.

Nota Importante:

La sincronizzazione non avviene in tempo reale, ma all’inizio del giorno successivo. Per monitorare lo stato della sincronizzazione, tenete d’occhio il blocco “Stato”.

Lista degli articoli

Una volta aggiunti gli articoli selezionati, questi saranno visibili nella tabella principale della sezione, insieme ai relativi dati associati :

Premendo il pulsante opzioni alla fine della riga di un cliente o fornitore, è possibile eseguire le seguenti azioni:

Modifica: Modifica le informazioni del cliente/fornitore tramite una finestra dedicata.
Rimuovi: Elimina definitivamente il cliente/fornitore.

Gestione degli Articoli di Magazzino

Nel modulo di gestione articoli, è possibile associare a ogni articolo dell’anagrafica informazioni dettagliate utili per automatizzare i processi di riconoscimento nei documenti acquisiti.

Gestione delle Codifiche Generiche

Per ogni articolo, è possibile definire:

Il codice e la descrizione utilizzati nell’ERP aziendale.
Il codice e la descrizione con cui lo stesso articolo viene identificato nei documenti in ingresso (ad esempio, bolle di trasporto o ordini clienti).

Grazie a queste informazioni, Retica è in grado di:

Aggiungere automaticamente il codice articolo quando nel documento viene rilevata solo la descrizione.
Sostituire codice e descrizione rilevati nel documento con quelli presenti nell’ERP aziendale, garantendo un allineamento corretto.

Questa funzione è gestita attraverso le condizioni, attivando il processo di Autocompletamento.

Gestione delle Codifiche per Clienti e Fornitori

Se uno stesso articolo ha codifiche diverse a seconda del cliente o fornitore, è possibile specificare anche la partita IVA o il codice ERP dell’azienda di riferimento. In questo modo, è possibile creare più corrispondenze per un singolo articolo interno.

Esempio di mappatura personalizzata:

Codice interno: ABC → Codice cliente: 123 → Cliente: Azienda1
Codice interno: ABC → Codice cliente: 321 → Cliente: Azienda2

Quando un documento è associato a un cliente o fornitore specifico, Retica opera in modo differente rispetto alla gestione standard:

Identificazione del cliente o fornitore: Retica verifica se il documento è associato a un’azienda specifica. Se non viene trovata alcuna corrispondenza, il processo si interrompe.
Riconoscimento dei codici articolo: Se il documento contiene codici o descrizioni, Retica verifica se esiste una corrispondenza con quelli associati al cliente o fornitore.
Sostituzione automatica: Se viene trovata una corrispondenza, Retica sostituisce i codici e le descrizioni articolo con quelli interni aziendali.

Nota: Se il documento riporta solo la descrizione, Retica aggiunge automaticamente il codice articolo interno oltre alla descrizione corretta.

Questa gestione avviene direttamente tramite l’anagrafica articoli, senza passare dalle condizioni.

Struttura degli Articoli di Magazzino

Abilitazione dei processi

Una volta aggiunti gli articoli desiderati, è possibile accedere alla sottocategoria “Processi” e abilitare lo switch per attivare il processo automatico “Auto-completamento dei dati rilevati nei documenti”. Questo processo consente di aggiungere automaticamente il codice articolo nel file di output quando, durante l’elaborazione di un documento, viene trovata solo la descrizione di un articolo. Se questa descrizione corrisponde a quella di uno degli articoli presenti nella lista importata, Retica aggiunge automaticamente il codice articolo.

Per ulteriori informazioni, è possibile premere il pulsante “Opzioni” e selezionare la voce “Informazioni”.