Utenti e gestione accessi
Introduzione
La sezione Utenti permette di invitare altri collaboratori nell’account aziendale di Retica e di controllare le attività e i documenti ai quali possono accedere.
Il numero di utenti disponibili dipende dal piano di abbonamento attivo. Prima di inviare un invito, verifica nella sezione Abbonamenti che il piano consenta l’aggiunta di altri utenti.
Invitare nuovi utenti
Per aggiungere un collaboratore:
- Apri la sezione Utenti dal menu laterale.
- Premi Invita utente, in alto a destra.
- Inserisci l’indirizzo e-mail della persona da invitare.
- Premi Conferma.
Retica invierà automaticamente un’e-mail contenente le istruzioni per accedere alla piattaforma. Il nuovo profilo comparirà subito nella tabella degli utenti.
Gestione e stato utenti
La tabella principale mostra tutti gli utenti invitati nell’account e permette di verificarne lo stato.
L’icona colorata all’inizio della riga indica se l’account è stato attivato:
- 🟠 Arancione: l’invito è stato inviato, ma l’utente non ha ancora effettuato il primo accesso.
- 🟢 Verde: l’utente ha accettato l’invito e ha effettuato almeno un accesso alla piattaforma.
Questa informazione permette di capire rapidamente se il collaboratore ha completato correttamente l’attivazione.
Informazione utente
Per controllare o modificare un singolo profilo:
- Apri il menu Opzioni alla fine della riga dell’utente.
- Seleziona Visualizza informazioni.
La schermata è suddivisa nelle sezioni Informazioni utente, Log di sistema e Permessi.
A. Informazione utente
Questa sezione mostra i dati principali del collaboratore, come:
- nome e cognome;
- indirizzo e-mail;
- data del primo accesso;
- amministratore che ha inviato l’invito.
Da questa schermata è possibile anche rimuovere l’utente dall’account aziendale.
La rimozione deve essere utilizzata quando un collaboratore non deve più accedere a Retica. Prima di procedere, verifica che l’utente non debba più consultare o gestire i documenti aziendali.
B. Log di sistema
a sezione Log di sistema mostra le attività recenti eseguite dall’utente sulla piattaforma.
Tra gli eventi registrati possono essere presenti:
- accessi effettuati;
- importazione di documenti;
- avvio dell’elaborazione o della scansione dei file.
I log permettono di verificare chi ha eseguito una determinata operazione e quando è stata effettuata. Sono quindi utili per controllare i flussi di lavoro e ricostruire eventuali attività sui documenti.
C. Permessi
La sezione Permessi consente di stabilire quali documenti può visualizzare e gestire il collaboratore.
Nel menu Seleziona i documenti che può vedere/gestire questo utente puoi scegliere se concedere:
- l’accesso a tutti i documenti dell’azienda;
- l’accesso solamente a specifiche cartelle o flussi documentali.
Questa configurazione è utile, ad esempio, per separare i documenti tra reparti, sedi o gruppi di lavoro e mostrare a ogni collaboratore solamente quelli di sua competenza.
Dopo aver selezionato i documenti disponibili, premi Salva per applicare i permessi.
⚠️ Prima di concedere l’accesso completo, verifica che l’utente sia autorizzato a consultare tutti i documenti presenti nell’account.