Gestione clienti e fornitori
Introduzione
La sezione Clienti/Fornitori di Retica è progettata per gestire separatamente i documenti di ogni cliente o fornitore. Per ciascuno di essi è possibile automatizzare diverse funzionalità, al fine di migliorare e accelerare l’elaborazione e l’esportazione dei dati estratti verso il tuo software aziendale.
Creare la lista dei propri clienti/fornitori
Retica consente di popolare l’anagrafica attraverso tre modalità. Per iniziare, clicca sul pulsante a forma di ingranaggio situato nella parte superiore della pagina principale:
Metodo A: Inserimento manuale
- Clicca sull’ingranaggio e seleziona “Aggiungi” → “Aggiungi manualmente”.
- Compila i campi richiesti nella finestra popup:
- Informazioni Obbligatorie: Ragione Sociale e Tipologia (cliente o fornitore).
- Informazioni Facoltative
- Premi “Salva”.
Metodo B: Importazione massiva via file
Ideale per caricare elenchi completi tramite un file XLS, XLSX o CSV.
- Clicca sull’ingranaggio, seleziona “Aggiungi” e poi “Importa tramite file CSV”.
- Trascina il file nell’area grigia della finestra popup.
- Struttura del file: Deve contenere 9 colonne mantenendo le intestazioni precise sulla prima riga:
- Ragione Sociale
- Partita IVA
- Cliente o Fornitore (scrivere “cliente” o “fornitore” in minuscolo),
- Indirizzo
- Codice
- Sost.Cliente/Fornitore
- Sost.LeTueInformazioni
- Condizioni
- ModelliDisponibili.
- Logica delle colonne di automazione:
- Sost.Cliente/Fornitore / Sost.LeTueInformazioni:
- Inserisci TRUE se vuoi che i dati anagrafici del destinatario o della tua azienda vengano presi da Retica anziché letti dal PDF (utile per uniformare l’output per il gestionale). Altrimenti inserisci FALSE.
- Condizioni / ModelliDisponibili: Inserisci il nome esatto della lista di condizioni da associare o i nomi dei modelli di lettura abilitati separati da una virgola.
- Clicca su “Salva”. Se un contatto esiste già (Retica verifica la PIVA o l’ID univoco), il record verrà aggiornato con i nuovi dati.
- Sost.Cliente/Fornitore / Sost.LeTueInformazioni:
Metodo C: Sincronizzazione automatica (Server FTP/SFTP)
Consente di allineare l’anagrafica prelevando automaticamente i dati dal tuo server aziendale.
- Clicca sull’ingranaggio e seleziona “Sync. Automatica”.
- Configura Connessione: Nel relativo blocco inserisci i parametri del tuo server (Host, Porta, Protocollo, credenziali) e salva. Un badge verde confermerà il collegamento (rosso in caso di errore).
- Struttura del File CSV: Nel blocco “Esempio file Anagrafica.csv” puoi cliccare su “Anagrafica.csv” per scaricare un modello. Il file caricato sul tuo FTP deve chiamarsi esattamente così e includere i campi obbligatori RagioneSociale, PIVA e Cliente/Fornitore.
- Configurazione e Attivazione: Nel blocco “Opzioni configurazione” scegli la frequenza di aggiornamento e decidi se aggiornare o ignorare i clienti già presenti.
Premi infine “Abilita”.- Nota: La sincronizzazione non avviene in tempo reale, ma all’inizio del giorno successivo. Puoi monitorarne l’esito nel blocco “Stato”.
Azioni rapide dalla tabella principale
Una volta aggiunti, i contatti sono visibili nella tabella riepilogativa. Cliccando sul pulsante “Opzioni” alla fine della riga di ciascun record, si accede a quattro sezioni:
-
- Modifica: corregge le informazioni anagrafiche tramite una finestra dedicata.
- Documenti: importa direttamente i file relativi a quel profilo sfruttando le automazioni.
- Impostazioni: accede alla configurazione delle regole e delle automazioni
- Rimuovi: elimina definitivamente il cliente o fornitore
Configurazione delle automazioni
Selezionando “Impostazioni” dal menu di un contatto, accedi a un pannello diviso in quattro sotto-sezioni navigabili in alto:
A. Anagrafica
- Informazioni cliente o fornitore: compilando questo blocco e attivando lo switch, Retica smetterà di leggere Ragione Sociale, Indirizzo, P. IVA, e Codice dal documento scansionato, inserendo al loro posto i dati sicuro di questo blocco. Un’icona speciale accanto all’etichetta del documento indicherà che il valore è stato recuperato dall’anagrafica.
- Le tue informazioni: funziona allo stesso modo, ma sostituisce i dati della tua azienda con quelli inseriti nel blocco per evitare errori o dati mancanti nell’output.
B. Condizioni
- Seleziona dal menù a tendina la lista di regole commerciali desiderata (ereditata dall’estensione Condizioni) e premi “Salva”. Verrà applicata automaticamente ad ogni nuovo documento elaborato per questo profilo.
C. Modelli
- Cliccando su “Aggiungi” puoi associare al profilo solo determinati modelli di lettura (sia standard che personalizzati). Durante l’importazione dei file per questo contatto, gli operatori potranno selezionare esclusivamente i modelli inseriti in questa tabella, azzerando gli errori di lettura.
Associazione automatica ai documenti
- Per fare in modo che Retica riconosca autonomamente a quale cliente appartiene un PDF importato e vi applichi tutte le automazioni configurate, segui questi passaggi:
- Dalla tabella principale dei clienti, clicca su “Opzioni” in alto a destra e seleziona “Processi”.
- Attiva gli switch desiderati e premi “Salva”:
- Usa la P.IVA come valore di associazione: (Prioritario).
- Usa la Ragione Sociale come campo di associazione: (Utilizzato se la P.IVA manca o non corrisponde).
Come funziona il riconoscimento:
L’algoritmo verifica se tra i dati estratti dal documento sono presenti le etichette CustomerVatNumber (Partita IVA) e CustomerName (Ragione Sociale).
Se trova la PIVA, la confronta con l’anagrafica registrata; se è presente solo la Ragione Sociale, effettua il confronto su quest’ultima. In caso di corrispondenza, applica subito le impostazioni associate; se non trova riscontri, segnala l’assenza di associazione con un avviso visivo.
⚠️ Nota di attenzione: Per i modelli standard (Fatture, Ordini, DDT) le etichette CustomerVatNumber e CustomerName sono incluse di default. Nei Modelli Personalizzati è obbligatorio creare manualmente queste due etichette con questo nome esatto durante la configurazione, altrimenti l’associazione automatica fallirà restituendo un errore visivo.