Gestione clienti e fornitori

Introduzione

La sezione Clienti/Fornitori consente di creare e gestire le anagrafiche utilizzate da Retica durante l’elaborazione dei documenti.

Associando un documento al cliente o al fornitore corretto, Retica può applicare automaticamente la sostituzione dei dati anagrafici estratti, allineando correttamente i dati anagrafici presenti sul documento a quelli sul sistema gestionale.

Le anagrafiche possono essere inserite:

• manualmente;
• tramite file CSV, XLS o XLSX;
• mediante sincronizzazione automatica con il gestionale.

Creare la lista dei propri clienti/fornitori

Retica consente di popolare l’anagrafica attraverso tre modalità. Per iniziare, clicca sul pulsante a forma di ingranaggio situato nella parte superiore della pagina principale:

Metodo A: Inserimento manuale

1. Clicca sull’ingranaggio e seleziona “Aggiungi” → “Aggiungi manualmente”.

2. Compila i campi richiesti nella finestra popup:

• • Informazioni Obbligatorie: Ragione Sociale e Tipologia (cliente o fornitore).
  • Informazioni Facoltative

3. Premi “Salva”.

Le informazioni obbligatorie sono:

• Ragione sociale: nome del cliente o del fornitore;
• Tipologia: specifica se l’anagrafica appartiene a un cliente oppure a un fornitore.

Puoi inoltre inserire informazioni facoltative come Partita IVA, indirizzo e codice ERP. Questi dati aiutano Retica a identificare correttamente l’anagrafica e possono essere utilizzati nei file esportati.

Metodo B: Importazione massiva via file

L’importazione massiva consente di inserire o aggiornare più anagrafiche contemporaneamente utilizzando un file CSV, XLS o XLSX.

1. Premi il pulsante Opzioni.
2. Seleziona Aggiungi → Importa tramite file CSV.
3. Trascina il file nell’area di caricamento.
4. Premi Salva per avviare l’importazione.

Il file deve contenere le seguenti nove colonne, mantenendo inalterate le intestazioni:

• Ragione Sociale
• Partita IVA
• Cliente o Fornitore
• Indirizzo
• Codice
• Sost.Cliente/Fornitore
• Sost.LeTueInformazioni
• Condizioni
• ModelliDisponibili

Nella colonna Cliente o Fornitore inserisci cliente oppure fornitore in lettere minuscole.

Le altre colonne permettono di configurare automaticamente il comportamento dell’anagrafica:

• Sost.Cliente/Fornitore: inserisci TRUE per utilizzare i dati salvati nell’anagrafica al posto di quelli estratti dal documento. Inserisci FALSE per mantenere i dati letti da Retica.
• Sost.LeTueInformazioni: inserisci TRUE per sostituire anche i dati della tua azienda con quelli configurati nell’anagrafica.
• Condizioni: indica il nome esatto della lista di condizioni da applicare.
• ModelliDisponibili: indica i modelli utilizzabili per l’anagrafica, separandoli con una virgola.

La sostituzione dei dati è utile per uniformare le informazioni esportate verso il gestionale, soprattutto quando nei documenti sono presenti denominazioni incomplete o scritte in modi differenti.

Se l’anagrafica esiste già, Retica utilizza la Partita IVA o il codice univoco per riconoscerla e aggiornare i dati esistenti.

Metodo C: Sincronizzazione automatica (Server FTP/SFTP)

La sincronizzazione automatica consente di mantenere aggiornata l’anagrafica prelevando periodicamente un file dal server aziendale.

Questa modalità evita di importare manualmente un nuovo file ogni volta che viene aggiunto o modificato un cliente o fornitore.

1. Premi il pulsante Opzioni.
2. Seleziona Sync. Automatica.
3. Inserisci i parametri del server FTP, FTPS o SFTP.
4. Salva la configurazione.
5. Configura la frequenza di aggiornamento.
6. Premi Abilita.

Un indicatore verde conferma che la connessione è stata stabilita correttamente. Un indicatore rosso segnala invece un errore nei parametri o nell’accesso al server.

Nel riquadro Esempio file Anagrafica.csv puoi scaricare il modello da utilizzare. Il file depositato sul server deve:

• chiamarsi esattamente Anagrafica.csv;
• mantenere le intestazioni previste;
• contenere almeno Ragione sociale, Partita IVA e tipologia cliente/fornitore.

Nelle opzioni puoi scegliere se aggiornare anche le anagrafiche già presenti oppure importare solamente i nuovi record.

La sincronizzazione non avviene in tempo reale: il file viene elaborato automaticamente all’inizio del giorno successivo. Il riquadro Stato mostra l’esito e la data dell’ultimo aggiornamento.

Azioni rapide dalla tabella principale

Una volta aggiunti, i contatti sono visibili nella tabella riepilogativa. Cliccando sul pulsante “Opzioni” alla fine della riga di ciascun record, si accede a quattro sezioni:

• • Modifica: corregge le informazioni anagrafiche tramite una finestra dedicata.
  • Documenti: importa direttamente i file relativi a quel profilo sfruttando le automazioni.
  • Impostazioni: accede alla configurazione delle regole e delle automazioni
  • Rimuovi: elimina definitivamente il cliente o fornitore

Configurazione delle automazioni

Selezionando “Impostazioni” dal menu di un contatto, accedi a un pannello diviso in quattro sotto-sezioni navigabili in alto:

A. Anagrafica

La sezione Anagrafica permette di sostituire i dati estratti dal documento con quelli salvati in Retica.

Nel riquadro Informazioni cliente o fornitore puoi configurare:

• Ragione sociale;
• Partita IVA;
• Indirizzo;
• Codice ERP.

Attivando la sostituzione, Retica utilizzerà sempre questi valori, anche quando nel documento sono assenti, incompleti o scritti in modo differente.

Un’apposita icona accanto all’etichetta segnala che il valore è stato recuperato dall’anagrafica.

Il riquadro Le tue informazioni applica lo stesso funzionamento ai dati della tua azienda. È utile quando vuoi mantenere sempre la stessa denominazione, Partita IVA o indirizzo nei dati esportati.

La sostituzione riguarda solamente i dati elaborati da Retica e non modifica il documento originale.

B. Condizioni

• La sezione Condizioni permette di associare una lista di regole al cliente o fornitore.

  Seleziona la lista desiderata dal menu e premi Salva. Le condizioni verranno applicate automaticamente a ogni nuovo documento associato all’anagrafica.

  Questa funzione può essere utilizzata, ad esempio, per sostituire valori, uniformare unità di misura o correggere automaticamente informazioni estratte.

  Le liste devono essere create in precedenza tramite l’estensione Condizioni.

C. Modelli

• La sezione Modelli consente di stabilire quali modelli di lettura possono essere utilizzati per il cliente o fornitore.

  1. Premi Aggiungi.
  2. Seleziona uno o più modelli.
  3. Conferma la selezione.

  Durante l’importazione dei documenti relativi a questa anagrafica, l’utente potrà scegliere solamente i modelli presenti nell’elenco. In questo modo si riduce il rischio di utilizzare un modello non adatto al documento.

  È possibile associare sia modelli standard sia modelli personalizzati.

Associazione automatica ai documenti

• L’associazione automatica permette a Retica di riconoscere il cliente o il fornitore presente nel documento e applicare le relative impostazioni senza richiedere una selezione manuale.

  Per configurarla:

  1. Apri la sezione Clienti/Fornitori.
  2. Premi Opzioni in alto a destra.
  3. Seleziona Processi.
  4. Attiva i criteri di associazione desiderati.
  5. Premi Salva.

  Puoi utilizzare:

  • Partita IVA: criterio principale e generalmente più affidabile;
  • Ragione sociale: criterio alternativo utilizzato quando la Partita IVA non è presente o non trova corrispondenza.

  È consigliabile attivare entrambi i criteri, dando priorità alla Partita IVA.

Come funziona il riconoscimento:

Durante l’elaborazione, Retica confronta i dati estratti dal documento con quelli presenti nell’anagrafica.

Per i clienti utilizza principalmente:

• CustomerVatNumber per la Partita IVA;
• CustomerName per la Ragione sociale.

Per i fornitori utilizza:

• VendorVatNumber per la Partita IVA;
• VendorName per la Ragione sociale.

Quando viene trovata una corrispondenza, Retica collega automaticamente l’anagrafica al documento e applica le relative configurazioni.

Se non viene trovata una corrispondenza, viene mostrato un avviso. L’utente può quindi selezionare manualmente il cliente o fornitore corretto dalla schermata del documento.

⚠️ Nota di attenzione: Per i modelli standard (Fatture, Ordini, DDT) le etichette CustomerVatNumber e CustomerName sono incluse di default. Nei Modelli Personalizzati è obbligatorio creare manualmente queste due etichette con questo nome esatto durante la configurazione, altrimenti l’associazione automatica fallirà restituendo un errore visivo.