Importazione documenti

Per scansionare un documento è necessario andare nella sezione “Avvia scansione”.

Una volta aperta la sezione, sarà possibile scegliere tra i modelli standard o creare un modello personalizzato.

I modelli standard comprendono : Ordini di acquisto, fatture, ricevute e documenti generici.

Una volta selezionato il modello che si vuole utilizzare, è necessario selezionare se si vuole importare il documento manualmente o utilizzando l’importazione tramite protocollo FTP (o SFTP).

Per importare i documenti tramite protocollo FTP è necessario prima configurare la connessione FTP nella sezione “Integrazioni”

Esempi di modelli standard

Ordini di acquisto

Estrai tutte le chiavi/valori e i contenuti delle tabelle per qualsiasi tipo di ordine di acquisto

Fatture

Estrai solo i testi e i contenuti delle tabelle necessari per le fatture associandoli a delle chiavi preimpostate

Ricevute

Estrai solo i testi e i contenuti delle tabelle necessari per le ricevute associandoli a delle chiavi preimpostate

Documenti generici

Estrai tutte le chiavi/valori e i contenuti delle tabelle per qualsiasi tipo di documento o form

Importazione manuale

Selezionando l’importazione manuale è possibile caricare uno o più documenti contemporaneamente (Massimo 10 documenti) con i seguenti formati : PNG, JPEG, TIFF, PDF.

È possibile effettuare l’importazione trascinando i documenti nell’area dedicata, oppure premendo sul pulsante “Sfoglia dal pc” e selezionando i documenti che si vuole importare dalla finestra che appare.

I documenti importati compariranno nella tabella inferiore nella categoria “Caricamento”.

Una volta che il sistema finisce il caricamento, i documenti compariranno nella categoria “Caricati” in caso di successo, altrimenti verranno mostrati nella categoria “Errore”. In questo caso il caricamento non sarà andata a buon fine e si consiglia di riprovare ad importarli. In caso l’esito fosse ancora negativo controllare che il file non sia corrotto o contattare l’assistenza.

Da questo momento sarà possibile premere il pulsante “Avvia scansione” che indirizzerà l’utente nella sezione Documenti.

Importazione tramite protocollo FTP

Puoi importare i documenti in Retica collegandoti a una directory di una cartella FTP (o SFTP). La configurazione deve essere effettuata nella sezione Integrazioni.

Dopo aver stabilito la connessione, puoi selezionare i file da importare premendo il pulsante “Importa file”

Una volta selezionati i file e aver premuto il pulsante “Importa”, i file verranno mostrati nella tabella inferiore nella categoria “caricamento” fino al termine dell’upload, successivamente nella categoria “Caricati”.

Da questo momento sarà possibile premere il pulsante “Avvia scansione” che indirizzerà l’utente nella sezione Documenti.

Opzioni di importazione

Retica fornisce alcune opzioni per la gestione dell’elaborazione dei documenti. Premendo sul pulsante opzioni e selezionando la voce “Gestisci elaborazione” è possibile entrare nella pagina di configurazione :

Accedendo alla sezione dedicata, è possibile abilitare la funzione di lettura selettiva delle pagine dei documenti. Questa funzionalità consente di processare solo un numero specifico di pagine del documento, invece dell’intero file.

Per attivare questa funzione su qualsiasi modalità di importazione (manuale, FTP o API), è sufficiente abilitare lo switch accanto alla voce “Pagine specifiche da elaborare”. Dopo l’attivazione, verranno elencati i modelli disponibili: per ciascuno di essi sarà possibile indicare le pagine da leggere, secondo le seguenti regole di sintassi:

2-5 : verranno lette le pagine dalla 2 alla 5 incluse.
6 : verrà letta solo la pagina 6.

Ad esempio, se si applica la regola 1-3,6,8 a un documento di 10 pagine, verranno elaborate le pagine 1, 2, 3, 6 e 8, mentre le pagine 4, 5, 7, 9 e 10 saranno ignorate.

Al termine è necessario premere il pulsante “salva” per applicare le modifiche.