Importazione documenti
Introduzione
Una volta effettuato il primo accesso, il team di assistenza tecnica di Retica provvederà a inserire e configurare il tuo primo modello IA. Da quel momento, potrai iniziare subito a importare i tuoi documenti aziendali e a scansionarli in pochi e semplici passaggi.
Di seguito trovi la procedura guidata per caricare i file e avviare l’elaborazione.
Configurazione iniziale
- Accedi alla piattaforma con le tue credenziali.
- Dal menu principale, recati alla sezione “Avvia Scansione”.
- Seleziona il Modello: scegli dal menù a comparsa il modello che desideri utilizzare per la lettura dei dati.
Puoi optare per un modello personalizzato (creato su misura per i tuoi documenti) o per un modello generativo, a seconda delle tue specifiche esigenze operative.
Modalità di importazione
A questo punto, seleziona il metodo di caricamento dei documenti scegliendo tra le due opzioni disponibili:
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- Carica documento
- Importa tramite FTP
Opzione A: Importazione da PC
Questa modalità permette di selezionare e caricare i file direttamente dal tuo computer.
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- Formati supportati: Retica accetta i principali formati di documento, tra cui PDF, PNG, JPG e TIFF e i file non devono superare i 15 Mb.
⚠️ ATTENZIONE: Per garantire la massima stabilità e velocità di elaborazione, ti consigliamo di caricare un massimo di 10 documenti alla volta. Una volta completato il caricamento del primo blocco da 10, potrai tranquillamente aggiungerne altri, sempre procedendo a blocchi di 10 alla volta.
Opzione B: Importazione via FTP
Se utilizzi un server aziendale o uno spazio di archiviazione in rete, puoi automatizzare il flusso tramite protocollo FTP/SFTP (File Transfer Protocol).
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- Prima di iniziare, assicurati di aver inserito l’indirizzo e i dati di connessione nella sezione Integrazioni > Protocollo FTP.
- Al momento del caricamento, seleziona semplicemente l’opzione “Importa tramite FTP” per consentire a Retica di prelevare i file direttamente dalla cartella remota configurata.
Scansione ed esportazione
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- Caricamento: Attendi qualche istante affinché il sistema completi il caricamento e la pre-elaborazione di tutti i file inseriti.
Durante questa fase, ogni documento viene sottoposto a una verifica preliminare per garantirne l’integrità e prevenire l’importazione di dati non validi o duplicati.
L’importazione viene bloccata nei seguenti casi:
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- Il documento è protetto da password.
- Il documento è corrotto o illeggibile.
Il sistema notifica invece l’utente se:
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- Il documento è già stato importato in precedenza, così da ridurre ridondanze e prevenire la presenza di dati duplicati all’interno del sistema.
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- Avvio: Una volta che i documenti compaiono correttamente a schermo, clicca sul pulsante “Avvia scansione” per far analizzare i dati dall’Intelligenza Artificiale.
Il modello di IA è altamente performante e richiede in media circa 4–5 secondi per analizzare una singola pagina (non l’intero documento). Di conseguenza, il tempo totale di elaborazione dipende dal numero di pagine da scansionare.
Al termine della scansione, il sistema avrà estratto tutte le informazioni in modo strutturato. Potrai quindi procedere direttamente alla fase successiva consultando la sezione dedicata all’Esportazione dei Dati per scaricare i risultati o inviarli al tuo gestionale.
Coda di importazione documenti
Dopo aver importato uno o più documenti, questi vengono inseriti nella coda di elaborazione in attesa della scansione da parte del motore di riconoscimento.
Durante questa fase i documenti risultano importati, ma non ancora elaborati. Lo stato della coda è consultabile direttamente nella sezione Avvio scansione, all’interno del riquadro Documenti importati posto nella parte inferiore della pagina.
Una volta completata l’importazione, i documenti rimangono nella coda fino all’avvio del processo di scansione. Da questa schermata è sempre possibile ritornare alla sezione Avvio scansione per monitorare lo stato dell’importazione e verificare che tutti i documenti siano pronti per l’elaborazione.
Opzioni di Importazione Documenti e Configurazione Modello IA
Prima di caricare i file, puoi personalizzare il comportamento del modello IA durante la fase di lettura. Questa sezione ti permette di adattare il sistema alle tue specifiche esigenze operative
Come raggiungere le impostazioni:
- Dal menu laterale sinistro della dashboard, seleziona la voce “Modelli personalizzati” o “Modelli generativi”.
- Individua il modello desiderato all’interno della tabella
- Clicca sui tre puntini orizzontali (…) in corrispondenza del modello e seleziona la voce “Impostazioni”.
Parametri configurabili:
- Dividi automaticamente il PDF: Se un singolo file contiene più documenti separati (es. tre fatture unite in un unico PDF), Retica riconoscerà le divisioni e le separerà in automatico.
- Associazione clienti/fornitori: Consente di stabilire se i documenti elaborati con questo modello devono essere associati all’anagrafica Clienti oppure Fornitori. Retica cercherà automaticamente il soggetto corrispondente utilizzando i criteri definiti nell’Ordine di associazione.
- Pagine specifiche da elaborare: Se i tuoi file contengono pagine vuote o allegati non rilevanti, puoi indicare al sistema di processare solo le pagine che contengono effettivamente i dati da estrarre (es. inserendo 1-3, 5), ignorando le altre.
- Ordine di associazione: Consente di configurare l’ordine di priorità dei parametri con cui Retica associa automaticamente il documento a un determinato cliente o fornitore in anagrafica. Il sistema verificherà la corrispondenza dei campi in sequenza (passando al successivo solo in caso di esito negativo). Puoi trascinare o selezionare i tag per stabilire la gerarchia:
- CustomerVatNumber / VendorVatNumber (Partita IVA)
- CustomerName / VendorName (Ragione Sociale)
- CustomerAddress / VendorAddress (Indirizzo della sede)
Impostazioni FTP Avanzate (per l’importazione automatica):
Nella parte inferiore della schermata trovi il box dedicato alle Impostazioni FTP, fondamentale se utilizzi un server aziendale in rete per l’archiviazione:
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- Cartella di import: Inserisci il percorso in cui Retica dovrà importare i documenti automaticamente.
- Cartella di export: Specifica il percorso in cui Retica dovrà depositare i tracciati finali letti.
- Importa automaticamente i documenti ogni: Dal menu a tendina imposta la frequenza con cui il sistema effettua il controllo automatico dei nuovi file nella cartella remota.
- Scegli il formato per l’esportazione automatica: Seleziona il formato del file strutturato che verrà generato dall’IA al termine della scansione, scegliendo tra XLSX, XLS, JSON, CSV o XML.
- Interruttore “Elimina il file dopo l’importazione”: Se attivato, Retica rimuoverà automaticamente il file originale dalla cartella di input una volta preso in carico dal sistema, mantenendo lo spazio FTP pulito ed evitando doppie scansioni.
Una volta completate le modifiche, clicca sul pulsante azzurro “Salva“ in fondo alla pagina.