Lista degli articoli

Introduzione

L’estensione Lista degli articoli permette di importare in Retica l’anagrafica degli articoli utilizzata nel gestionale aziendale.

Per ogni articolo è possibile registrare:

• il codice e la descrizione interni;
• il codice e la descrizione presenti nei documenti ricevuti;
• l’eventuale cliente o fornitore al quale appartiene una specifica codifica.

Queste informazioni consentono a Retica di confrontare i dati estratti dai documenti con l’anagrafica aziendale e, quando previsto, sostituirli o completarli automaticamente.

Esempio:

Codice presente nell’ordine: ART-123
Codice interno nel gestionale: PRD-00125

Retica può riconoscere ART-123 nel documento e restituire PRD-00125 nel file di output.

Abilitazione dell’estensione

Prima di inserire gli articoli, verifica che l’estensione sia attiva:

1. Apri la sezione Estensioni dal menu laterale.
2. Premi Aggiungi estensione.
3. Seleziona Lista degli articoli.
4. Conferma l’attivazione.

Una volta aggiunta, individua l’estensione nell’elenco, premi Opzioni e seleziona Informazioni per aprire la relativa configurazione.

Importazione massiva degli articoli

Se devi caricare numerosi articoli, puoi importarli tramite un file XLS, XLSX o CSV.

Per procedere:

1. Premi il pulsante con l’ingranaggio.

2. Seleziona Aggiungi.

3. Premi Importa tramite file CSV.

4. Trascina il file nell’area di caricamento.

5. Premi Salva.

Il file deve contenere le seguenti colonne:

Mantieni le intestazioni esattamente come indicate e inseriscile nella prima riga del file.

Per associare un articolo a un’anagrafica è sufficiente valorizzare uno dei seguenti campi:

• PIVAClienteFornitore;
• CodiceClienteFornitore.

Il valore inserito deve corrispondere a un cliente o fornitore già presente nell’anagrafica di Retica.

Esempio:

Prima di eseguire l’importazione, verifica che:

• le intestazioni siano corrette;
• codice e descrizione siano compilati per ogni articolo;
• i codici non contengano spazi o caratteri non previsti;
• le partite IVA e i codici ERP corrispondano alle anagrafiche presenti;
• non siano presenti righe duplicate o incomplete.

Sincronizzazione automatica degli articoli

L’anagrafica può essere sincronizzata automaticamente con il gestionale aziendale tramite una connessione FTP, FTPS o SFTP.

Questa modalità è utile quando gli articoli vengono aggiornati frequentemente e non si vuole ripetere manualmente l’importazione.

Configurazione della connessione

Per configurare la sincronizzazione:

1. Premi il pulsante con l’ingranaggio.
2. Seleziona Sync. Automatica.

3. Individua il blocco Configura connessione.

4. Inserisci i parametri del server FTP, FTPS o SFTP.

5. Premi Salva.

Retica verifica automaticamente la connessione:

• un messaggio verde conferma che il collegamento è stato stabilito;
• un messaggio rosso segnala un errore nella configurazione o nell’accesso al server.

Se la verifica non riesce, controlla hostname, porta, protocollo, credenziali, percorso e permessi dell’utente.

Preparazione del file

Nel blocco Esempio anagrafica puoi scaricare il file Articoli.csv, contenente la struttura richiesta.

Il file depositato nella cartella FTP deve:

• essere denominato esattamente Articoli.csv;
• mantenere le intestazioni previste;
• contenere almeno CodiceArticolo e DescrizioneArticolo per ogni riga.

Gli eventuali dati di associazione a clienti o fornitori devono essere inseriti nelle colonne dedicate.

Frequenza e attivazione

Nel blocco Opzioni configurazione seleziona la frequenza con cui Retica deve verificare la presenza di aggiornamenti.

Successivamente, premi Abilita per attivare la sincronizzazione.

La sincronizzazione non viene eseguita in tempo reale: gli aggiornamenti vengono elaborati all’inizio del giorno successivo.

Frequenza e attivazione

Il blocco Stato permette di verificare:

• se la sincronizzazione è attiva;
• la data e l’ora dell’ultima sincronizzazione;
• l’esito dell’ultimo aggiornamento;
• eventuali errori che impediscono l’importazione.

Dopo la prima configurazione, controlla sempre lo stato per verificare che il file sia stato acquisito correttamente.

Gestione delle codifiche generiche

Uno stesso articolo può essere identificato in modi differenti nel gestionale e nei documenti ricevuti.

Per ogni articolo puoi quindi specificare:

• il codice e la descrizione utilizzati internamente;
• il codice e la descrizione presenti nei documenti in ingresso.

Esempio:

Codice interno: ABC
Descrizione interna: Valvola industriale

Codice nel documento: 123
Descrizione nel documento: VALV. IND. 25 MM

Quando trova una corrispondenza, Retica può:

• sostituire il codice rilevato con quello interno;
• sostituire la descrizione rilevata con quella interna;
• aggiungere il codice interno quando nel documento è presente solamente la descrizione.

Queste operazioni vengono eseguite solamente se è stato attivato il processo di Auto-completamento dei dati rilevati nei documenti.

Codifiche specifiche per cliente o fornitore

Lo stesso articolo interno può avere codici differenti in base al cliente o al fornitore.

Esempio:

Codice interno: ABC
Codice cliente: 123
Cliente: Azienda 1

Codice interno: ABC
Codice cliente: 321
Cliente: Azienda 2

Per distinguere le corrispondenze puoi associare ogni codifica alla partita IVA o al codice ERP dell’azienda interessata.

Quando elabora il documento, Retica:

1. verifica il cliente o fornitore associato;
2. cerca una codifica articolo prevista per quella specifica anagrafica;
3. confronta il codice o la descrizione rilevati;
4. se trova una corrispondenza, restituisce il codice e la descrizione interni.

Se il documento contiene solamente la descrizione, Retica può aggiungere automaticamente anche il relativo codice interno.

Se il cliente o fornitore non viene riconosciuto, Retica non applica le codifiche specifiche associate all’anagrafica.

Questa gestione viene eseguita direttamente tramite la Lista degli articoli e non richiede l’utilizzo dell’estensione Condizioni.

Abilitazione dell’auto-completamento

Dopo aver inserito gli articoli e le relative codifiche:

1. Apri la sottosezione Processi.
2. Individua Auto-completamento dei dati rilevati nei documenti.
3. Attiva il relativo interruttore.

Quando il processo è attivo, Retica confronta i dati estratti con quelli presenti nell’anagrafica.

Se nel documento viene rilevata solamente una descrizione e questa corrisponde a un articolo registrato, Retica aggiunge automaticamente il relativo codice nel file di output.

Per visualizzare maggiori dettagli sul processo, premi Opzioni e seleziona Informazioni.

Verifica della configurazione